Rudy Veraar

6 belangrijke vragen vóórdat je een toespraak gaat houden.

juni 27, 2019

Communicatie, marketing en sales, Ondernemen

Het opzetten en houden van een toespraak vraagt aandacht en tijd. Een uitnodiging om een toespraak te houden is vaak het startsein voor een heleboel beslissingen die jij als spreker moet nemen.

Vóórdat je een uitnodiging accepteert om te spreken moet je over een aantal zaken nadenken en je in elk geval 6 belangrijke vragen stellen. Je wilt immers de juiste beslissing nemen zodat jij een goede toespraak of een helder praatje houdt.

Besef dat jij een vertegenwoordiger bent van jezelf, je eigen bedrijf of een organisatie waar je voor werkt. Stel jezelf daarom, vóórdat je antwoord geeft op de vraag of je wel of niet ingaat op een uitnodiging om te spreken, de volgende vragen:

Heb ik voldoende tijd om mezelf voor te bereiden en de toespraak te houden?
Welke reden heb ik om te spreken?
Welk doel wil ik bereiken met mijn toespraak of praatje?
Heb of kan ik beschikken over essentiële informatie?
Wat is het onderwerp?
Heb ik aansluiting op het publiek

1 – Voldoende tijd

Om JA te zeggen tegen het houden van een toespraak is het belangrijk dat je nadenkt of je wel genoeg tijd hebt. Tijd om je voor te bereiden en tijd om de toespraak te houden en of je toegevoegde waarde kunt leveren.

Tijd voor het houden van de toespraak

Een toespraak kan in de praktijk betekenen dat je aardig wat tijd van de dag moet vrij maken. Een half uur betekent vaak dat je een halve dag moet blokkeren in je agenda.

Je moet naar de (externe) locatie met de auto of openbaar vervoer. En er is soms tijd nodig voordat je gaat spreken omdat je nog even een laatste afstemming hebt met je contactpersoon of een coördinator. Ook is het handig om alvast kennis te maken met je publiek en na afloop wat mensen te woord te staan.

Informeer of er voldoende tijd gereserveerd is voor je toespraak door de organisatie. Zet deze tijd later af tegen wat je wilt vertellen en bepaal of de beschikbare tijd voldoende is.

Tijd voor een gedegen voorbereiding

Naast het reserveren van de benodigde tijd voor het houden van een toespraak, is het ook noodzakelijk om tijd vrij te maken voor de voorbereiding.

Ruim tijd in voor een gedegen voorbereiding. Ook voor het kort toespreken (praatje) van mensen binnen bijvoorbeeld een vergadering, teambespreking of een andere gelegenheid. En neem zeker de tijd om je voor te bereiden op een echte toespraak.

2 – Reden om te spreken

Onderzoek of je moet of wil spreken omdat het een bijdrage levert aan je eigen doelstellingen of die van jouw organisatie en het publiek. Weet waarom jij gaat spreken. Je wilt niet naderhand tot de ontdekking komen dat je het maar liet gebeuren. Bepaal daarom vóóraf of het doel van je toespraak in lijn ligt met jezelf en je organisatie.

Het geeft ook meer inzicht om richting te geven aan een eerste opzet van je toespraak.

Een gemotiveerde spreker en een gemotiveerd publiek hebben invloed op een toespraak. Sta daarom ook stil bij je motivatie om te spreken en waarom het publiek naar je zou luisteren.

3 – Het doel van je toespraak bepalen

Het bepalen van je doel van je toespraak helpt je om je toespraak vorm te geven. Het helpt ook in de voorbereiding bij o.a. het verzamelen van het materiaal dat je nodig hebt.

Het lijkt een open deur maar ik kom het geregeld tegen dat een doel ontbreekt. Hierdoor ontstaan er veel onduidelijkheden bij de uitwerking van de toespraak waardoor het proces van voorbereiden wordt vertraagt. Zonder bijsturing heeft dit zeker effect op de uitvoering. Voorkomen is natuurlijk beter dan genezen. Stel daarom een duidelijk doel.

Het doel kan bijvoorbeeld zijn:

Geloofwaardigheid opbouwen
Het publiek overtuigen van je standpunt
Het publiek iets laten begrijpen
Het publiek aan het lachen brengen

Het is wel van belang om scherp en helder te krijgen wat je hier precies onder verstaat en waarom je dit wilt. Onderzoek ook welke bijdrage het gestelde doel bijdraagt aan een hoger doel van jezelf of je organisatie. Hierdoor zorg je voor een meer strategische insteek.

En laat zaken weg die niet bijdragen aan het bereiken van je doel. Beter een korte en effectieve toespraak dan een langere die verwarrend is.

4 – Essentiële informatie verzamelen

Voor elke toespraak is bepaalde informatie essentieel. Je contactpersoon is de eerste bron om informatie te verkrijgen voor je toespraak. Het is namelijk van belang om een goed beeld te krijgen van de gelegenheid of soort bijeenkomst waar jij gaat spreken.

Stel vast wat voor gelegenheid of soort bijeenkomst het is

Een aantal vragen die je jezelf en je contactpersoon kunt stellen zijn over de gelegenheid of het soort bijeenkomst:

Wat is het doel van de bijeenkomst?
Is het een speciale gebeurtenis of een regelmatige gebeurtenis?
Is het formeel of informeel?
Welke sfeer is er bij dit soort bijeenkomsten?
Wat kan algemeen verteld worden over het type publiek?
Staat jouw toespraak centraal of is dit een onderdeel ergens van?

De antwoorden geven je inzicht om je toespraak vorm te geven.

Bepaal de juiste lengte en stijl van je toespraak

Daarnaast is het ook belangrijk om stil te staan bij de lengte en stijl van je toespraak. Een aantal vragen zijn bijvoorbeeld:

Hoe zit de agenda van de dag in elkaar?
Waar en op welk tijdstip sta jij op de agenda?
Hoeveel tijd is er voor jou gereserveerd?
Welke sprekers zijn er nog meer en waar spreken zij over?
Is er een relatie of tegenstelling met betrekking tot het onderwerp van andere sprekers?

De antwoorden zorgen dat jij beter voorbereid bent en aansluiting kunt verzorgen op het publiek, andere sprekers en het gehele evenement.

Krijg een goed beeld van de locatie

Stel jezelf vragen over de locatie om er zeker van te zijn dat alle noodzakelijke hulpmiddelen aanwezig zijn. Zorg eventueel voor backup van hulpmiddelen of een aanpak zonder deze hulpmiddelen.

Een aantal vragen die kunnen helpen, zijn:

Is het binnen of buiten?
In wat voor ruimte dien jij je toespraak te houden?
Hoe is de ruimte ingedeeld en kunnen dingen (stoelen, tafels, etc.) verplaatst worden indien nodig?
Welke lichtval is er en waar sta jij?
Welke hulpmiddelen, zoals beamer, digi-bord, flip-over, stoelen, tafels, etc. zijn aanwezig en heb ik nodig?
Is er een podium, spreekgedeelte?

De antwoorden kunnen helpen om je positie in te nemen, de ruimte in te delen op jouw manier en om beter contact te maken met het publiek.

5 – Het onderwerp bepalen

Als je wordt gevraagd om te spreken, wordt er in het kader van de bijeenkomst vaak al een onderwerp bepaald. Dit hoef je natuurlijk niet direct als uitgangspunt te gebruiken. Kijk of jij goed kunt aansluiten op het onderwerp. Ga eventueel in overleg over het onderwerp zodat dit beter aansluit op jouw doelstellingen en kracht als spreker. Op deze wijze lever jij immers ook meer toegevoegde waarde aan het publiek en de organisatie die jou heeft uitgenodigd.

Lukt het niet om het onderwerp aan te passen, onderzoek dan de mogelijkheden om je toespraak zo in te vullen dat het wel aansluit op jouw doelstellingen en kracht. Er is vaak wel wat speelruimte bij de precieze invulling.

Het kan ook voorkomen dat het onderwerp geheel vrij gelaten wordt door de organisatie. Je krijgt een vage omschrijving en richtlijn. In dat geval is het zeker zaak om op basis van een analyse van het publiek en de organisatie een goed uitgangspunt te bepalen.

6 – Aansluiting op het publiek

Voordat je gaat spreken wil je zoveel mogelijk weten over je publiek. Je wilt inzicht hebben in wie die mensen zijn die jouw verhaal aanhoren. Waar geloven ze in? Wat verwachten ze? Waar komen ze vandaan? En waar komen ze voor? Je wilt immers goed contact kunt maken met je publiek.

Hoe meer informatie je hebt, hoe meer je kunt aansluiten op de belevingswereld van je publiek. Je speelt in op de behoefte van je publiek. Hiermee vergroot je de kans dat ze echt naar je luisteren en geef je een signaal af dat je het op prijs stelt dat ze er zijn.

Ook is het handig om een idee te krijgen van de stemming of sfeer die te verwachten is. Op basis van eventueel voorgaande vergelijkbare evenementen of bijeenkomsten kan de organisatie je vaak inzicht geven. Hierdoor kan jij beter inspelen op de verwachtingen van het publiek. Ondersteunende vragen zijn bijvoorbeeld:

Hoeveel mensen worden er verwacht?
Is het publiek verplicht om jouw toespraak bij te wonen?
Zijn er mensen speciaal voor jou gekomen?
Met welke reden komt het publiek naar de bijeenkomst?
Met welke reden komt men naar jouw toespraak luisteren?
Hoeveel weten ze het over jouw onderwerp?
Wordt er (alcohol) gedronken tijdens je toespraak?
Wordt er gelopen tijdens je toespraak?
Wat is de algemene reactie op sprekers bij deze bijeenkomsten?
Welke sprekers en onderwerpen zijn er al gepasseerd?
Wat wordt er van jou verwacht?

Dit is een eerste aanzet tot een analyse van je publiek.

Een publieksanalyse helpt bij het ontwikkelen en vorm geven van je toespraak. Hierdoor krijg je inzicht in welke structuur, welke voorbeelden, humor, etc. het beste aansluit op het aanwezige publiek.

“Bezint eer gij begint” en zorg dat jij “beslagen ten ijs komt”.

Wil jij je vaardigheden aanscherpen en goede voorbereidingen treffen? Ontdek mogelijkheden van training of coaching die jou ondersteunen op weg naar jouw succes.

Wil je advies om jouw mogelijkheden te ontdekken? KLIK Hier!